20 sposobów na turbo efektywność

Słyszałeś o tym, że samodyscyplina to nie kara, tylko wyraz miłości do siebie. Bycie efektywnym wymaga samodyscypliny. Bycie skutecznym przynosi satysfakcję, ćwiczy charakter, podnosi pewność siebie, pomaga odnosić sukcesy i pozwala zachować równowagę życiową. Jak radzisz sobie z zarządzaniem sobą w czasie? Przygotowałam 20 sposób na bycie turbo efektywnym. Skorzystaj z nich i podnieś jakość swojego życia!

Czy kiedy budzisz się w zwykły roboczy dzień, odczuwasz frustrację? Nim rozpoczniesz pracę, czujesz już ciężar obowiązków, obawiasz się, czy zdążysz ze wszystkim, albo masz awersję do części z nich. Jeszcze nie wypiłeś pierwszej kawy, jeszcze nie zacząłeś działać, a już jesteś negatywnie nastawiony do swojej pracy. Może to wypalenie zawodowe, może przeciążenie zadaniami, a może Twoja efektywność na niskim poziomie?

Zdarzyło Ci się kiedyś analizować, jak wykorzystujesz swoje 24 godziny, którymi dysponujesz dzień po dniu? Co robisz w ciągu 1440 minut na dobę? Jak wykorzystujesz swój potencjał? Dokąd prowadzi Cię to, co wykonujesz?

Efektywność i skuteczność to Twój świadomy wybór. To Ty decydujesz, co chcesz robić dziś, aby osiągnąć swoje cele w przyszłości. I chodzi mi w tej kwestii o cele zarówno zawodowe, jak te, związane z Twoim życiem prywatnym, rodzinnym.

Kim jest osoba efektywna?

W moim odczuciu osoba efektywna:
potrafi utrzymywać równowagę pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym i realizować się w obu tych obszarach:

zarządza swoją energią życiową w sposób, który nie doprowadza u niej do wypalenia;
ma świadomość swoich ról życiowych i wie, co należy zrobić, aby realizować to, na czym mu najbardziej zależy;
potrafi określić swoje priorytety i realizować cele oraz zadania mające najwyższy priorytet;
potrafi zatrzymać się na chwilę refleksji, choćby po to, aby podjąć decyzję, czego nie zrobi i co chce odpuścić.

W moim odczuciu bycie skutecznym nie polega na robieniu wszystkiego.

Turbo efektywność

Czy jesteś gotów poprawić swoją wydajność?
Pragniesz lepiej wykorzystywać czas?
Wykonywać więcej pracy w tym samym czasie, albo zmieścić dotychczasowe zadania w krótszym odcinku czasu?

Zebrałam w tym wpisie metody i techniki, które pomogą Ci rozwinąć pozytywne cechy, budować osobistą postawę lidera, zmienić nastawienie odnośnie tego, jak możesz pracować, lepiej wykorzystać zasoby, którymi dysponujesz, pracować mądrze, a nie ciężko.
Sprawdź, jaki jest Twój styl pracy. Pracujesz ciężko, czy mądrze?

Co zmieni w Twoim życiu zastosowanie podanych za moment wskazówek? Jeśli naprawdę chcesz popracować nad swoją produktywnością i wdrożysz w swoje życie przynajmniej 50% z tych metod, zmienisz się w lokomotywę efektywności. Zaczniesz wstawać rano z odpowiednim nastawieniem. Będziesz skoncentrowany na właściwych zadaniach, pozwalających osiągać wyznaczone cele. Przestaniesz marnować czas. Zaczniesz sobie ufać. Będziesz siebie lubić. Tak! Odczujesz satysfakcję i podziękujesz sobie po każdym udanym projekcie, zadowalającym tygodniu pracy, awansie, realizacji ważnego dla Ciebie zadania. Efektywność to wyraz szacunku do siebie i swojego czasu.

Gotowy na turbo efektywność? 3…2…1… START!

20 sposobów na turbo efektywność

Na początek określ swoje role życiowe. W moim ebooku „Efektywność osobista lidera” znajdziesz ćwiczenie pomocne w określenie Twoich życiowych ról, ich wagi i czasu, jaki im poświęcasz. Sprawdź, jakie pełnisz role, jak się w nich czujesz i czy zachowujesz między nimi równowagę.
Jedz żaby. Tak – dobrze czytasz :) Zacznij poranek od wykonania najtrudniejszego, najmniej przyjemnego zadania. Może być trudne, a może zwyczajnie nie należeć do Twoich ulubionych. Niekoniecznie jest czasochłonne. Zmierz się z nim. Miej je z głowy. Poczuj ulgę satysfakcję, które napędzą Cię do pozostałych spraw.
Aby najtrudniejsze zadanie (czyli nasza „żaba” z poprzedniego punktu) znalazło się na pierwszym miejscy, powinieneś mieć listę zadań. Ludzie sukcesu po prostu planują. Zapisują rzeczy do zrobienia, nadają im priorytety, osadzają w czasie. Dzięki temu wiedzą, jak długa droga dzieli ich od realizacji i potrafią lepiej się do niej przygotować. Dzięki listom zadań, nie umykają im też istotne kwestie.
Pobierz ebooka „Efektywność osobista lidera”, by poznać błędy w robieniu list zadań.
Kumuluj zadania. Zbieraj drobne i podobne do siebie zadania, takie jak: telefony do wykonania, maile do odpisania, przelewy do wysłania itp. Znajduję czas na to, by zająć się nimi zbiorczo i jednorazowo. Jeśli masz wybrać na to najlepszy czas, proponuję Ci godziny pomiędzy 12 a 15. Wtedy odczuwamy największy spadek energii. Bądź sprytny! Wykorzystaj ten moment! Skumuluj zadania i wykonaj je.
Odciążaj głowę z drobnych zadań. Produktywne osoby nie siadają do małych zadań dwa razy. „Odfajkowują” je błyskawicznie. Robią w swoich głowach przestrzeń na to, by skupić się na sprawach poważniejszych, wymagających większej koncentracji i ilości czasu. Nie odkładaj zadań uchodzących za „pierdoły”, bo zazwyczaj to one ciążą nam i stresują, nie pozwalając skupić się na tym, co naprawdę ważne. Odciąż głowę z tych „pierdół” i przejdź do konkretów.
Jeśli możesz – deleguj. Nie jesteś najmądrzejszą osobą w firmie. Masz wokół siebie zdolne i produktywne osoby. Zaufaj im. Powierz część zadań, byś mógł skupić się na swoich obowiązkach.
Nie sprawdzaj maili co 5 minut. Pisz maile krótkie i zwięzłe. Nie pisz, kiedy nie musisz. Odpisuj na bieżąco jedynie na rzeczywiście pilne maile. Pozostałe zostaw na czas, przeznaczony wyłącznie dla maili, zgodnie ze strategią kumulowania.
Zapomnij o multitaskingu. Mitem jest stwierdzenie, że osoby, które potrafią wykonywać wiele czynności jednocześnie są super efektywne. Potwierdza to m.in. badanie przeprowadzone przez Stanford University. Dowiedziono, że robienie wielu zadań jednocześnie jest mniej skuteczne, niż gdy się je robi pojedynczo. Badacze odkryli, że ludzie bombardowani z wielu stron elektronicznymi informacjami nie są w stanie się skupić, przetworzyć tych informacji, a nawet przeskoczyć z jednego zadania na drugie. A ci, którym wydaje się, że multitasking im służy, w rzeczywistości wiele zadań jednocześnie wykonują mniej efektywnie od osób, które nie są fanami multitaskingu.
Ćwicz asertywność. Jej częścią jest sztuka odmawiania. Badanie przeprowadzone na University od California w San Francisco pokazuje, że im większą masz trudność w mówieniu „nie”, tym bardziej prawdopodobne, że doświadczysz stresu, wypalenie zawodowego, a nawet depresji. Warto naucz się mówić „nie”, zamiast przyjmować na siebie zadania innych, albo prezentować postawę osoby niepewnej poprzez stwierdzenia jak „no nie wiem”, „nie wydaje mi się” itp. Powiedz „nie” – to wpłynie korzystnie zarówno na twoje samopoczucie, jak i efektywność.
Umawiaj się na spotkania w konkretnym terminie i na konkretny czas (ustalaj limit czasowy spotkania) – nie przedłużaj spotkań, przechodź do konkretów, unikaj niepotrzebnych dyskusji.
Jeśli możesz, wyznaczaj konkretne godziny, kiedy absolutnie nie można Ci przeszkadzać.
Podczas przerw skracaj czasochłonne, przyjacielskie pogawędki. Orientuj się, kiedy przerwa trwa już wystarczająco długo.
Regeneruj się podczas przerw. Unikaj w ich trakcie rozmów o pracy, albo rozwiązywania problemu kolegi z działu. Przerwa też Ci się należy :)
Wyjdź czasem z biura, jeśli możesz. Niekiedy zmiana otoczenia, oderwanie się od stałego środowiska pracy, jeden dzień pracy zdalnej może pozwolić Ci nadrobić czas, być bardziej kreatywnym, pracować w spokoju.
Analizuj swoją pracę, zadania, styl działania. Zdecyduj, co możesz odpuścić. Bycie mądrym polega w końcu na tym, żeby wiedzieć, co należy przeoczyć.
Stosuj sprawdzone techniki. Jedną z nich jest „Pomodoro”. Przeczytaj o niej tutaj.
Rozpracuj swoje dystraktory. Zlokalizuj swoich złodziei czasu, czyli co i kto kradnie Ci czas.
Rób podsumowania. Przed końcem pracy zajrzyj do swojego kalendarza lub plannera. Przeanalizuj, co z zaplanowanych rzeczy poszło Ci jak z płatka, a co napotkało na trudności. Które zadanie musisz przesunąć na kolejny dzień, które dokończyć jutro, które delegować, a którym koniecznie zająć się kolejnego dnia z samego rana, a które… odpuścić. Podsumowuj tygodnie, miesiące. Mierz efekty!
Nie korzystasz z plannera? Ojej!!! Planner to podstawowe narzędzie lokomotywy efektywności, którą chcesz się stać. Sprawdź mój Business & Life Planner. Zapytaj o niego mój zespół.
Wykorzystuj fale motywacji. Co to takiego? Na pewno wiesz, że nie jesteś non stop zmotywowany. Czasem nam się coś chce, a innym razem nie mamy na nic ochoty. Nasz poziom motywacji zależny jest od pory dnia. Spadki motywacji jednych dopadają w okolicy południa, innych po godzinie 15. Warto zdawać sobie sprawę z tego, kiedy dopada nas zmęczenie i wykorzystać ten czas na zadania mniej uciążliwe, nie wymagające dużej kreatywności.
Ćwicz swoją efektywność. Przestań w kółko powtarzać, że się nie wyrabiasz, albo że brakuje Ci czasu. Skończ z nadgodzinami i marudzeniem. Teraz naprawdę nie masz wymówki! Zapraszam Cię na darmowe szkolenie ”Efektywność osobista krok po kroku”.

Tak naprawdę głównym winowajcą marnowania czasu jesteśmy my sami. Nie potrafimy zidentyfikować złodziei czasu. Pozwalamy sobie przeszkadzać w pracy. Nie planujemy!!! Naucz się minimalizować liczbę sytuacji, kiedy marnujesz swój cenny czas i zastępować je wydajnymi metodami realizacji zadań. Życzę powodzenia i do zobaczenia na kursie online „Efektywność osobista krok po kroku”.