7 sprawdzonych strategii planowania

Efektywność jest wynikiem mądrego i strategicznego planowania. Jeśli chcesz poznać skuteczne i praktyczne sposoby na to, jak się do tego zabrać – ten artykuł jest dla Ciebie. Przestawię Ci 7 moich strategii planowania. Wdrażając je stopniowo w życie wskoczysz na wyższy poziom planowania.
Strategia planowania #1

Spisz „stan obecny”

Spisz wszystkie swoje zadania do zrobienia. Ważne, abyś spisał nawet najdrobniejsze sprawy oraz te, które chciałbyś zrealizować w przyszłości. Następnie przejrzyj całą listę i namierz zadania stanowiące mniej istotne życzenia. Może okazać się, że linczujesz się wewnętrznie za niezrealizowane sprawy, które tak naprawdę wcale nie są tak istotne, a może nawet zupełnie niepotrzebne.
Taka lista pomaga zrezygnować z niektórych zadań czy oczekiwań względem siebie samego. Pomaga również określić faktyczne priorytety – nawet te z odroczonym terminem.

Zazwyczaj jest tak, że nasze najważniejsze cele są niełatwe do osiągnięcia i wymagają od nas wyjścia ze strefy komfortu. Często też jest tak, że robimy wszystko inne, aby nie zabrać się za ważne zadanie, a przecież to ono jest strategiczne i na logikę wiemy, że powinniśmy je już wykonywać. Podświadomie wiemy nawet, że jego realizacja przyniesie nam najwięcej korzyści. Mimo to unikamy tego punktu z listy, aż niekiedy staje się on wręcz naszym wyrzutem sumienia.

Co robimy, aby nie zabrać się za ważne zadanie? Niektórzy z nas biorą na siebie dużo innych, drobnych zadań. Dzięki temu mogą dodatkowo zwlekać z zadaniami strategicznymi, niestety do momentu, aż pojawi się pożar. Są też tacy, którzy z ochotą przejmują zadania innych osób. To strategia na „pomagam innym i brak mi czasu na swoje obowiązki”. Tak naprawdę to kolejny wybieg, by nie zabrać się za to, co mamy do zrobienia. Jeszcze inni szukają wytłumaczeń dlaczego „to” zadanie skazane jest na niepowodzenie. Z góry wiedzą, że ono się nie uda, z rękawa sypią powody, z jakich będzie ono trudne, bezsensowne, nierealne itd. Masz takie osoby w swoim otoczeniu? A może sam jestem takim sabotażystą?

Co masz zrobić? Po prostu zacznij działać! Weź byka za rogi. Wiesz, że najczęściej okazuje się, że kiedy już jesteśmy w działaniu, zadanie nie jest wcale takie trudne, jak nam się wydawało.

Strategia planowania #2

Szacowanie czasu zadań

Dawniej, gdy planowałam zadania czy spotkania, zdarzało się, że brakowało mi czasu. Działo się tak, bo zakładałam, że zrealizuję projekt szybciej, nie uwzględniałam możliwych opóźnień. Zadanie nie szły też zgodnie z moimi założeniami z innych powodów.
Umawiałam jednego dnia zbyt wiele spotkań lub robiłam za małe przerwy pomiędzy nimi.

Czy spotykają Cię podobne sytuacje? Uważaj, bo są niebezpieczne… Odczułam to dość mocno, gdy pracowałam na stanowisku dyrektora sprzedaży i moja praca składała się z samych spotkań. Często też przygotowując listę zadań na dany dzień, wpisywałam wszystko, co w moim odczuciu byłam jeszcze w stanie zrobić. Przeliczałam się wielokrotnie. Efekt był taki, że gdy oszacowałam, ile czasu zajmują mi zadania, okazało się, że aby je wykonać powinnam pracować 16 godzin dziennie. Pod koniec dnia miałam więc zrealizowaną tylko część z nich. Mimo iż pracowałam naprawdę szybko i konsekwentnie, czułam się sfrustrowana i mało efektywna.

Oszacowanie czasu każdego zadania pomoże Ci w planowaniu i w świadomym odkładaniu zadań na inny termin. Sam decyduj, co zrobisz teraz, co później, a co w ogóle odpuścisz. Szacowanie czasu pomoże utrzymać Ci nad tym KONTROLĘ.

To okropne uczucie, kiedy pracujesz cały dzień wykonując masę zadań i nagle dociera do Ciebie, że suma summarum były one mało istotne i w niewielkim stopniu przybliżyły Cię do celu.

Strategia planowania #3

Określaj priorytety

Łatwo napisać, trudniej zrealizować! Chcesz wiedzieć, co mi pomaga? Otwarte pytania, które bardzo często zadaję sobie, w szczególności wobec ważnych celów:

Dlaczego to jest dla mnie ważne?
Jaki efekt końcowy chcę uzyskać?
Jakie będą korzyści z realizacji tego zadania dla mnie/ innych/ firmy?
Po co to robię? Jak chcę to zrobić?
Na co to wpłynie? itd.

Po takiej serii pytań wiem, czy to jest mój cel. Czy jest to dla mnie priorytet? Czy jest zgodny ze mną? Jeżeli sam sobie odpowiesz na te pytania i okaże się, że to jest właśnie Twój priorytet – motywacja do działania pojawi się sama. Uwierz mi!

Strategia planowania #4

Planuj do przodu

Co to znaczy „do przodu”? Dzień wcześniej? Tydzień? Miesiąc? Rok wcześniej? Im bardziej do przodu – tym łatwiej będzie Ci zarządzać swoim czasem.

Chcesz wiedzieć, co sama planuję do przodu?
Planuję urlop wakacyjny letni i zimowy. Dodatkowo wolne dni i wszystkie dni ważne dla mnie i dla moich bliskich <3 W dni takie jak urodziny moich dzieci, Mikołaj, Dzień Dziecka, rocznice, rozpoczęcie i zakończenie roku szkolnego nie pracuję. Wszyscy spędzamy czas razem. Zaznaczenie tych dni w kalendarzu jest pomocne nie tylko dla mnie. Wiedzą o nich moi bliscy oraz osoby z mojej firmy. To wszystko sprawia, że mam więcej energii i łatwiej mobilizuję się do tego, aby dotrzymywać ustalonych terminów. Planowanie do przodu buduje też więzi z moimi najbliższymi. Daję im odczuć, że są oni dla mnie ważni, a w dniach, które im dedykuję, nie liczy się tylko wspólny czas i bycie razem.

Co jeszcze planuję do przodu? Zdradzę Ci to i może się zainspirujesz:

Pojedyncze dni wolne, aby wydłużyć odpoczynek, czyli wszystkie długie weekendy, gdy wypadają ustawowo dni wolne od pracy.
Dodatkowo planuję pojedyncze dni wolne w tzw. sezonie, kiedy jest dużo pracy. Ważne jest dla mnie to, by ładować wewnętrzną baterię, czy inaczej mówiąc naostrzyć piłę.

Świadomość, że za tydzień mam dodatkowy wolny dzień dodaje mi energii i pomaga skoncentrować się na priorytetach. Wiele zadań wykonuję szybciej i lepiej.

Planuję też zakupy. O tym, że powinniśmy planować codzienne zakupy przed pójściem do sklepu wie chyba każdy. W praktyce jednak niewielu z nas to robi. Jakie są zalety planowania zakupów? Po pierwsze zaoszczędzamy czas, bo nie błąkamy się po sklepie, a po drugie oszczędzamy pieniądze, bo kupujemy tylko potrzebne rzeczy. Nasze zakupy są przemyślane. U mnie sprawdzają się duże zakupy jeden raz w tygodniu, oczywiście z listą!

Strategia planowania #5

Postanowienia noworoczne

Dlaczego dzieje się tak, że pod koniec roku jesteśmy tak silnie zmotywowani i pełni wiary w to, że uda nam się uczyć 5 słówek hiszpańskiego dziennie, chodzić na siłownię i czytać więcej książek w nowym roku, a kiedy przychodzi wczesna wiosna (albo nawet wcześniej!) odkrywamy, że nadal potrafimy tylko „hola!”, nie wiemy nawet, gdzie podział się nasz karnet na siłownię i nadal brakuje nam czasu na czytanie. To w sumie bardzo smutne. Lecz ma swoją przyczynę i leży ona w… planowaniu.

Jak mi udaje się realizacja własnych postanowień?
UDAJE SIĘ na 90%! Uważam to za sukces. Jego sekret leży w okresie złożenia postanowienia. Otóż zaczynam nie w styczniu, jak większość z nas, a w październiku. Tak…W PAŹDZIERNIKU, więc nie przejmuj się, że jest już za późno, tylko czytaj dalej – zastosujesz tę strategię z powodzeniem w nowym roku.

Zatem co robię, aby zwiększyć swoje szanse na dotrzymanie postanowień? Miesiąc wcześniej poświęcam czas na przeanalizowanie tego, co wydarzyło się w ciągu roku i wyciągnięcie wniosków oraz określenie planów na przyszłość. Od października wdrażam w życie to, co postanowiłam. W styczniu, gdy ponownie siadam do planów na kolejny rok, mam dużo więcej wytrwałości, bo już zaczęłam realizować moje postanowienia a one weszły mi w nawyk.

Także sekret tkwi w stopniowym wdrażaniu postanowień i wytrwałości. Postanowienia „na hurra!”, bo jest koniec roku i wszyscy to robią i tak wypada, więc ja też… hmm jak większość rzeczy „na hurra” skończy się fiaskiem. Niestety.

Strategia planowania #6

Kumuluj zadania

Na czym to polega? Zbieraj drobne i podobne do siebie zadania, takie jak: telefony do wykonania, przelewy do wysłania, maile do odpisania. Znajdź czas na to, by zająć się nimi zbiorczo i jednorazowo. Jeśli masz wybrać na to najlepszy czas w ciągu dnia, proponuję Ci godziny między 12 a 15. To wtedy odczuwamy największy spadek energii. Bądź sprytny! Wykorzystaj ten moment! Skumuluj zadania i wykonaj je. Odciążysz głowę od myśli dotyczących masy drobnych rzeczy, które masz do zrobienia. Wrzuć je po prostu do jednego worka.Umów się sam ze sobą, kiedy ten worek otworzysz, a potem działaj!

Strategia planowania #7

Działaj pomimo strachu

Może to brzmi banalnie… Może zapytasz „i to ma wystarczyć?” Nie, to nie wystarczy, ale z pewnością pomoże! Często skupiamy się nad tym, co się nie uda, myślimy „Nie dam rady” i wiesz, co wtedy najczęściej się dzieje? Nie udaje Ci się i nie dajesz rady. Myślisz sobie „A nie mówiłem”. To błędne koło.

Jestem przeciwniczką takiego myślenia i zwolenniczką obserwacji samego siebie, monitorowania własnych myśli! W rzeczywistości nic się nie UDAJE! Co to znaczy UDAJE? To tak jakbyśmy nie mieli wpływu na nasz cel, jakby nic od nas nie zależało. Przestaw się na DAM RADĘ. Zastanów, co jeszcze mogę zrobić, aby zrealizować mój cel? Jakie działania podjąć? Co zrobić inaczej? Czas uwierzyć we własne możliwości. Do odważnych świat należy! Ludzie, którzy odnoszą sukcesy działają pomimo strachu i lęku.

Wszyscy mamy obawy i chwile zwątpienia, lecz to od Ciebie zależy, czy pomimo wszystko podejmujesz DZIAŁANIE!
Życzę Ci tej odwagi oraz motywacji do przetesowania chociaż kilku strategii planowania, które tu przedstawiłam. Powodzenia!
Więcej strategii efektywnego planowania znajdziesz w moim EBOOKU oraz w BUSINESS & LIFE PLANNERZE.