Człowieku PLANUJ!

Czas mija, ucieka bezpowrotnie. Nie masz nad nim kontroli. To, nad czym możesz zapanować, to Twoje działania. Dlatego przestań marudzić, że zabrakło Ci na coś godzinki, albo nawet całego dnia. Zaplanuj swoje działania tak, aby realizować je w odpowiednim czasie i zwiększać swoją produktywność. Do tego przyda Ci się matryca Eisenhowera.

Czas Ci ucieka

Zawaliłeś zadanie w pracy. Od kilku dni przekładasz coś, co masz do zrobienia. W myślach prześladuje Cię projekt „na wczoraj”. Nadal nie umówiłeś się na to ważne spotkanie, bo jesteś zapracowany, ale kolejny dzień serfowałeś po Internecie przez co najmniej godzinę. Zapomniałeś zapłacić ważny rachunek, za to zdążyłeś wykonać cztery inne, bezwartościowe zadania.

Jeśli to brzmi znajomo – to znak, że warto, byś zapoznał się z całym wpisem, bo ewidentnie nie jesteś mistrzem planowania. Na szczęście mogę pomóc Ci zmienić tę sytuację. Kiedy zrozumiesz, jakie mogą być przyczyny tego, że „nie wyrabiasz się w czasie”… Kiedy zweryfikujesz, co pożera Twoje cenne minuty i godziny… I wreszcie – gdy poznasz narzędzie pomocne w ustalaniu priorytetów dla działań – wzrośnie efektywność Twojej pracy.

Matryca Eisenhowera

O pożeraczach czasu pisałam już wcześniej. Świadomość tego, co kradnie Twój cenny czas, to pierwszy krok do sprawniejszego gospodarowania swoimi godzinami w ciągu doby.

Kolejna sprawa to praca z narzędziem, które wskazuje, na co poświęcasz swój czas i wspiera w wyznaczaniu priorytetów. Autorem koncepcji, którą zaraz Ci przybliżę jest Dwight Eisenhower. Był generałem, politykiem i 34. Prezydentem Stanów Zjednoczonych. Jego motto brzmiało „what is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”, co można przetłumaczyć jako: „co ważne rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. Zgadzasz się z tym stwierdzeniem?

Temu amerykańskiemu generałowi zawdzięczamy koncepcję zwaną matrycą Eisenhowera. Składa się ona z czterech ćwiartek i opiera się na dwóch paradygmatach: ważności i pilności.

Ważność – określa, czy dana decyzja ma strategiczne znaczenie dla naszego przyszłego funkcjonowania, związanego z naszym samorozwojem lub z przyszłością naszej firmy. Ma związek z najważniejszymi celami. Jeśli coś wpływa znacząco na osiągnięcie istotnych dla nas celów, to znaczy, że jest ważne. Rzeczy, które nie wpływają na nasz świat wartości – nie są istotne.

Pilność – określa, jak szybko musi być wykonane dane zadanie. To kryterium związane z czasem. Zwraca uwagę na termin wykonania jakiegoś zadania. Data ta może być mniej lub bardziej oddalona w czasie, w związku z tym dzieli nasze aktywności na mniej lub bardziej pilne.

Od 2003 roku pracuję z matrycą Eisenhowera. Dla mnie jest to najskuteczniejsze narzędzie do określania tego, co jest ważne i nieważne.

Zobacz matrycę Eisenhowera i aktywności w różnych ćwiartkach.

Pilnuj II ćwiartki

To, co niezwykle istotne, to druga ćwiartka, czyli sprawy ważne i niepilne. Właśnie tu powinny znaleźć się Twoje wszystkie bieżące zadania. Regularne wykonywanie zadań z tej ćwiartki sprawia, że deadline’y nie depczą Ci po piętach.

Kiedy jednak zawalasz aktywności z tej ćwiartki, tak naprawdę powinieneś przesuwać je do ćwiartki I (aktywności ważne i pilne), a to najczęściej oznacza również podwyższony poziom kortyzolu we krwi, czyli stres. Jeśli zabrakło Ci konsekwencji w kwestii zadań z ćwiartki II, zaczynają gonić Cię terminy, sprawy naglą i pojawiają się kryzysy. Sprawa z ważnej i niepilnej staje się ważną oraz pilną. Zaczynasz czuć PRESJĘ!

Co w takim razie poszło nie tak? Coś źle zaplanowałeś. Może niewłaściwie oszacowałeś czas potrzebny na realizację zadań z II ćwiartki. A może pozwoliłeś na to, by aktywności mniej ważne z ćwiartki III i IV zajęły Twoją głowę i pożarły trochę czasu pierwotnie przeznaczonego na sprawy ważne.

Okazuje się, że II ćwiartka jest kluczowa. Obejmuje zadania strategiczne. Często są to nasze codzienne aktywności, które globalnie mają arcyważne znaczenie. Poświęcenie dosłownie kilku minut na analizę swoich aktywności i przypisanie ich do odpowiednich ćwiartek, daje Ci poczucie kontroli i możliwość reakcji w sytuacji, kiedy realizacja któregoś z zadań stoi pod znakiem zapytania i grozi tym, że wpadnie do I ćwiartki. Wówczas z aktywności bieżącej staje się naglącą, a po co Ci to ciśnienie?

Zapewne dobrze wiesz, o czym mówię i sam znajdujesz w głowie przykłady sytuacji pasujące do tego opisu. Pracując i szkoląc z zakresu zarządzania sobą w czasie i efektywności osobistej, spotykam masę osób mających problemy z planowaniem lub planujących… lecz niewłaściwie, bądź nieumiejętnie.

Spokojnie, zapewne dopiero zaczynasz swoją przygodę z tym narzędziem, jakim jest macierz Eisenhowra. Wszystko jest kwestią czasu ☺ Najważniejsze, że masz chęci do tego, aby poprawić swoją efektywność i być skuteczniejszym w realizacji codziennych zadań. Przejdźmy więc do praktyki!

Ćwiczenie

Stwórz swoją Matrycę Eisenhowera. Gotowy?

Krok 1. Nanieś swoje zadania, aktywności, cele na matrycę Eisenhowera.
Krok 2. Określ termin końcowy, kiedy chcesz je zrealizować.
Krok 3. Określ priorytet każdej aktywności.
Krok 4. Zastanów się, które zadania możesz delegować.

Zobacz ten film, w którym opowiadam o tym, jak uniknąć „wrzutek” i pożarów i z którym łatwiej będzie Ci zrobić ćwiczenie.

A teraz wypełnij swoją matrycę Eisenhowera ☺

Wskazówka – jak planować swój czas?

Pamiętaj! Czas nie jest z gumy. Spójrz na swoje zadania realnie. Wypełnianie sobie kalendarza po brzegi i planowanie zadań na 100% czasu skończy się katastrofą. Zapewniam Cię, że nie zrealizujesz wszystkich założeń, nie wykonasz aktywności, które sobie założysz. Dlaczego? Bo życie potrafi zaskakiwać. Dlatego potrzebujesz przestrzeni na „wrzutki”, spontaniczne aktywności, niespodziewane sprawy, telefony itp. Realnie planuj więc 60-70% swojego czasu. Dzięki temu unikniesz frustracji z powodu niezrealizowania 100% swoich zadań.

Jak poszło Ci ćwiczenie? Co myślisz o macierzy Eisenhowera? Wiem, że chcesz odzyskać kontrolę nad swoim czasem. Każdy z nas pragnie czuć, że dobrze pożytkuje swój czas. Dlatego PLANUJ! To nie boli ☺

Obejrzyj również inne materiały na moim kanale na YouTube, w których pokazuję metody i narzędzia do planowania.

Poznaj bliżej III i IV ćwiartkę matrycy Eisenhowera:

A już na sam koniec zapraszam Cię do mojej grupy na Facebooku Efektywność osobista krok po kroku. W tej grupie dowiesz się, jak zwiększyć swoją efektywność osobistą,będziesz poznawać praktyczne metody ułatwiające zarządzanie sobą w czasie, jak ta dzisiejsza – matryca Eisenhowera :) Na grupie każdy może zadawać pytania i wymieniać się doświadczeniami z innymi. Zapraszam!