Jak zarządzać sobą w czasie pracy?
Nie mam czasu – to odwieczny problem, z jakim zmagają się pracownicy i menedżerowie w polskich firmach. Jak sprawdzić, na co pracownicy przeznaczają czas w pracy? Jak nie marnować czasu i poświęcać go tylko na to, co najważniejsze?…
Pracownik marnuje czas w pracy…
Największym wyzwaniem, z jakim borykają się obecnie zespoły w firmach, jest ciągły brak czasu. Problem dotyczy zarówno pracowników, specjalistów jak i menedżerów, którzy niejednokrotnie rywalizują zarówno o czas specjalisty jak i swojego przełożonego.
Nakładające się jedno na drugie oraz ciągnące się w nieskończoność spotkania powodują, że nikt nie ma czasu na to, aby wykonać swoją pracę. Skutkiem tego jest nie tylko notoryczna praca po godzinach, brak efektywności, ale również spadek motywacji. Nie wiem, czy wiesz, ale badania pokazują, że przeciętny Kowalski „przepala” 50% czasu w pracy i nie mam tu na myśli palenia papierosów. Pewnie pomyślisz, że Ciebie to nie dotyczy. Jednak, jak nie Ciebie to kogo?
Multitasking to bzdura….
Przez chaos i brak świadomości tego co mamy do zrobienia, staramy się wykonywać więcej niż jedną rzeczy priorytetową. Choć multitasking obalono już dawno temu, to wciąż bronimy go i wmawiamy sobie, że działa. Jednak badania pokazują, że wpływa on na spadek produktywności nawet o 40% – jak pokazały badania przeprowadzone przez Microsoft Research i wiele innych firm. W kontekście naszych funkcji kognitywnych równa się to spadku efektywności jak po jednej nieprzespanej nocy.
Tkwisz w błędnym kole…
…kiedy nie masz kontroli nad tym, „co” masz do zrobienia. Większość osób jej nie ma, ponieważ nie wie, co musi wykonać, lub wydaje im się, że są w stanie wszystko zaplanować w głowie (i jeszcze zapamiętać!). Jeżeli często zdarza Ci się robić z jednej strony puste przebiegi, a z drugiej wchodzić w rozpraszacze to ten problem dotyczy Ciebie.
Powoduje on błędne koło, czyli wewnętrzną i zewnętrzną presję, po której musi nastąpić odprężenie, czyli ucieczkę w pożeraczy czasu i tak od nowa.
Kolejny dzień w firmie i znów to samo… nie dajesz rady.
Chaos dnia codziennego, setka maili do przeczytania, tysiące wiadomości na komunikatorze i kolejne w social mediach sprawiają, że już od samego rana masz poczucie przytłoczenia.
Oliwy do ognia dolewa brak umiejętności asertywnego odmawiania i argumentowania, dlaczego nie możesz wziąć udziału w kolejnym spotkaniu.
Podczas jednego z ostatnich szkoleń z zarządzania czasem, jakie prowadziłam online, uczestniczka dwa razy wyszła ze szkolenia, którego bardzo (oj bardzo!) potrzebowała, bo ktoś wpisał jej dwa spotkania, mimo iż miała w kalendarzu zaplanowane szkolenie.
Zorganizuj się!
Dlatego, ze względu na wydarzenia, których często jestem świadkiem, proponuję zacząć organizowanie się od spisanie wszystkiego, co masz do zrobienia. Jeżeli jesteś liderem to, proponuje, zrób to samo ze swoim zespołem! Podstawą jest świadomość i to nie ta w głowie, a na papierze (a jeszcze lepiej w Excelu — jak to robię ja ze swoim zespołem). Mając przed sobą taką listę, możesz skuteczniej podzielić swój czas i zdecydować co i w jakim czasie musisz zrobić oraz, co najważniejsze, uświadomić sobie jakich zadań nie robisz.
Dlaczego mamy tak mało czasu? Czy przyczyną jesteśmy my sami?
Z mojego doświadczenia w firmach i obserwacji ludzi wynika bardzo jasno, że niestety to my sami wybieramy do zrobienia zadania, które wcale nie są istotne i są niestety mało ważne. Nasza uwaga i czas często idzie w zadania dużo prostsze, mało istotne, które pokazują na zewnątrz, jak bardzo jesteśmy zapracowani. Dotyczy to zarówno menedżerów, właścicieli firm jak i pracowników. Zapchaj dziury, rozpraszacze, zadania optymalne do zrobienia i tak zwane bieżące są zmorą efektywności.
Zadbaj o siebie i swój zespół!
Dlatego w twoim interesie jest zadbać o to, aby przez 8 godzin w pracy, pracować jak najbardziej efektywnie się tylko da. Proponuję, zrób to dla siebie i swojego zespołu. Wiem, jest to bolesne, ale bardzo skuteczne:
Wprowadź listę zadań do zrobienia (taką osobistą i zespołową). Co miesiąc, raz w tygodniu i codziennie na bieżąco dopisuj do niej zadania, które masz do zrobienia. Wszystkie zadania, nawet te „pierdołowate”, ponieważ jak je ominiesz, to nie zorientujesz się, że 80% twojego czasu idzie właśnie na pierdoły lub pożeracze czasu. Czego efektem jest poczucie, że się dziś narobiłeś, ale generalnie nic ważnego nie zrobiłeś.
Znasz to uczucie?
Potem szef pyta, co dziś robiłeś, a ty nie potrafisz na to odpowiedzieć.
1. Przeglądaj tę listę systematycznie. Najlepiej niech będzie w Excelu łatwo dostępna dla Ciebie i Twojego zespołu. Zaczynaj i kończ z nią dzień. Zwiększysz poczucie kontroli i efektywności. Po pewnym czasie wejdzie ci to w nawyk i dopiero wtedy zapytasz sam siebie: „jak mogłam/em bez niej pracować, jaki to był chaos” ?
2. Zbuduj ją tak, aby były w niej zawarte daty wejścia zadania, ostateczny termin oraz status, na jakim się znajdujesz np. do zrobienie/w trakcie/zakończone.
3. Wprowadź oznaczenie priorytetu (1/2/3) oczywiście biorąc pod uwagę ważność, czyli konsekwencję pozytywną wykonania zadania i negatywną. W pierwszej kolejności zwróć uwagę na konsekwencję niewykonania zadania, a dopiero w drugiej kolejności na priorytet czasu. Pamiętaj, na poziomie psychiki presja czasu wygrywa z ważnością i pozytywnymi konsekwencjami płynącymi właśnie z tego ważnego zadania, które ma termin oddalony w czasie. Jednak jak od razu się za niego nie zabierzesz, to później powstanie problem i kolejny pożar do ugaszenia.
4. Załóż filtr i odznaczaj zakończone zadania itd…
Teraz już możesz zacząć panować nad chaosem.
Bez tych prostych kroków ciężko jest zacząć panować na chaosem. To podejście da ci świadomość, gdzie jesteś oraz argumenty, dlaczego nie możesz czegoś zrobić na już. Dodatkowo zyskasz łatwość w pokazaniu szefowi i sobie samemu co zrobiłeś.
Pamiętaj, to co napisałam to tylko początki Twojej drogi ku zdobywaniu najwyższych szczytów w karierze i życiu prywatnym!
Po więcej zapraszam Cię na moje webinary, szkolenia, kursy online oraz live’a. Jeżeli chcesz rozpocząć przygodę z planowaniem, polecam Ci pakiet kursy z moim autorskim plannerem — Zorganizuj się z Business&Life Planner!
Moje webinary:
Wartości jako fundamenty budowania zespołu
Lider w sytuacji zmiany + 7 kompetencji Lidera
Moje kursy online:
Kierowanie Zespołem — Fundamenty
P.S. Tak wygląda tabela organizacji w moim zespole ?
Tabela Organizacji Zespołu – przykład
Dodaj komentarz
Chcesz się przyłączyć do dyskusji?Feel free to contribute!